Chuẩn bị gì để làm việc từ xa

Để có thể làm việc từ xa, bạn phải đảm bảo đường truyền Internet ổn định, bên cạnh những thiết bị quan trọng như laptop, tai nghe, smartphone.

Covid-19 tiếp tục hoành hành, nhiều công ty công nghệ lớn như Apple, Google, Microsoft, Facebook, Twitter, Amazon... đều cho phép nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên với nhiều người, việc này không hề đơn giản vì thói quen bị thay đổi và hàng loạt phiền toái phát sinh về công nghệ. 

Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần chuẩn bị nếu bạn sắp phải làm việc từ xa.

Internet

Bạn sẽ không thể làm việc từ xa nếu không có kết nối Internet hoặc mạng gia đình chập chờn. Trong những ngày bình thường, Wi-Fi trong nhà có thể tốt nhưng khi tất cả thành viên đều ở nhà và kết nối mạng, có thể tốc độ đường truyền sẽ giảm đi đáng kể. Vì vậy, bạn cần kiểm tra lại gói cước mình đang dùng, đo tốc tộ Internet thực tế trong nhà và có những thay đổi phù hợp.

Hầu hết mọi người làm việc bằng laptop và kết nối Wi-Fi. Nhưng nếu muốn tốc độ Internet ổn định, bạn nên kết nối bằng mạng dây (Ethernet). Một số laptop đời mới không có cổng kết nối mạng LAN, người dùng cần mua thêm cáp chuyển với giá từ vài trăm đến một triệu đồng. Bạn cũng nên để bộ phát Wi-Fi gần bàn làm việc nếu muốn kết nối ổn định.

Internet là trang bị quan trọng bậc nhất để bạn làm việc từ xa.

Bảo mật

Một số công ty thiết lập cơ chế bảo mật riêng cho laptop cá nhân làm việc từ xa. Điều đó cũng có nghĩa công ty có những quy định riêng về bảo mật, vì vậy bạn nên liên hệ với bộ phận kỹ thuật trước khi cài thêm phần mềm vào máy. Một vài sơ xuất nhỏ của cá nhân có thể khiến cả hệ thống bị tấn công. Đây là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Vì vậy hãy luôn giữ kết nối với đội kỹ thuật trong những trường hợp khẩn cấp.

Phần mềm, lưu trữ

Email, các ứng dụng nhắn tin là không thể thiếu. Tuy nhiên, bạn cũng phải sử dụng thêm những phần mềm họp online chuyên biệt. Google vừa cấp quyền truy cập miễn phí một số tính năng nâng cấp của Hangouts Meet. Microsoft cũng đã bắt đầu tặng bản dùng thử miễn phí 6 tháng cho người dùng Microsoft Teams cao cấp. Bạn phải cài đúng phần mềm công ty sử dụng và làm quen với các tính năng của ứng dụng.

Nhiều công ty chọn lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây để nhân viên làm việc từ xa có thể truy cập vào tài liệu chung. Nếu công ty không có sẵn hệ thống lưu trữ riêng, bạn có thể dùng một số giải pháp miễn phí từ Google, Apple, Microsoft hoặc Dropbox để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu.

Tai nghe, màn hình, camera

Bạn sẽ cần một chiếc tai nghe chống ồn đủ tốt để không bỏ lỡ thông tin quan trọng nào trong các buổi họp online. Để trao đổi trực tuyến với mọi người, bạn thậm chí cần trang bị cả tai nghe có micro để mọi người có thể nghe được mình nói.

Song song với tai nghe, bạn phải đảm bảo webcam sẵn sàng hoạt động. Hầu hết laptop đều trang bị sẵn camera nhưng nếu dùng máy bàn, bạn phải cài đặt webcam riêng. Các webcam đủ tốt cho nhu cầu hội họp có giá từ vài trăm nghìn đồng.

Vì làm việc ở nhà, bạn cũng nên lưu ý về không gian riêng tư trong các buổi họp online. Đảm bảo các thiết bị ghi hình, thu âm đã được tắt khi không dùng đến. Công việc từ xa có thể sẽ hiệu quả hơn nếu lắp đặt thêm màn hình để làm nhiều việc cùng lúc.

Điện thoại

Thiết bị quan trọng bậc nhất là smartphone. Trong trường hợp Internet chập chờn hoặc bị mất điện, ít nhất bạn sẽ cần điện thoại để thông báo cho mọi người. Trong một số trường hợp, bạn có thể làm việc trực tiếp trên smartphone. Và nhớ luôn sạc đầy sạc dự phòng để dùng trong những trường hợp khẩn cấp.

Khương Nha (theo WSJ)