Chatwork - 'phụ tá' lĩnh vực kiểm toán và tư vấn pháp lý

Chatwork là ứng dụng giao tiếp chuyên nghiệp của Nhật Bản, hiện được tin dùng tại hơn 232.000 doanh nghiệp trên thế giới và Việt Nam.

Đề cao tính bảo mật

Đối với lĩnh vực tài chính, kiểm toán và tư vấn pháp lý, dữ liệu mà khách hàng cung cấp chủ yếu là thông tin quan trọng và nhạy cảm, liên quan đến kế toán, tài chính, thuế. Họ có quyền được bảo mật thông tin, cung cấp cho các cơ quan chức năng khi được yêu cầu. Do đó, tính bảo mật luôn được đề cao đối với các doanh nghiệp làm việc trong ngành này.

Ứng dụng giao tiếp trong các doanh nghiệp kiểm toán và pháp luật cần đáp ứng yêu cầu bảo mật.

Tuy nhiên, những ứng dụng giao tiếp hiện nay yêu cầu thông tin cá nhân của người dùng như số điện thoại cá nhân hoặc tài khoản riêng để cấp quyền truy cập ứng dụng. Theo bà Nguyễn Thị Phương Thảo - CEO Công ty TNHH Tư vấn TTP, điều này gây rủi ro về việc kiểm soát thông tin. Ví dụ, một nhân viên nghỉ việc, có thể lan truyền những thông tin đã trao đổi về khách hàng ra ngoài, ảnh hưởng đến uy tín công ty.

Chính vì vậy, bà Thảo đã quyết định lựa chọn Chatwork cho doanh nghiệp, bởi ứng dụng này khắc phục được những nhược điểm về bảo mật. Chatwork quản lý tài khoản bằng email do công ty cung cấp.

"Khi xảy ra bất kỳ sự cố nào, quản trị viên có thể thay đổi địa chỉ email, mật khẩu truy cập của các thành viên hoặc xóa tài khoản. Như vậy, tính kiểm soát và bảo mật thông tin sẽ cao hơn", bà Thảo cho biết.

Hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả

Phát triển dành riêng cho hoạt động doanh nghiệp, Chatwork tích hợp các tính năng như chat, chỉ định công việc, gọi thoại, video và chia sẻ tập tin trên một nền tảng duy nhất. Tùy theo từng nhóm hay dự án sẽ có các phòng chat riêng giúp nhân viên dễ dàng tương tác, trao đổi và sử dụng các tài liệu chung phục vụ cho công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Tính năng chỉ định công việc được ứng dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp và đem đến sự hài lòng tuyệt đối. Ông Mai Xuân Văn - Chủ tịch Công ty Kiểm toán và Tư vấn MKF Việt Nam chia sẻ, làm việc trên Chatwork có thể tránh việc hiểu nhầm trong quá trình trao đổi với nhau, bởi các tính năng giao tiếp ở đây rất rõ ràng.

Ông Xuân Văn lấy ví dụ, khi giao việc sẽ có hạn hoàn thành và phần đánh giá hiệu quả công việc. Để đề phòng trường hợp trễ hạn, nhân viên có thể chủ động kiểm tra và đẩy nhanh tiến độ làm việc khi cần. Nếu không thể hoàn thành trước hạn thì cần thông báo lý do và sau thời gian bao lâu sẽ hoàn thiện.

"Nhờ vậy quá trình làm việc trở nên rất hiệu quả, năm vừa rồi doanh số công ty tôi cũng tăng trưởng khá nhiều, khoảng 30-40%", đại diện MKF Việt Nam cho biết.

Ông Mai Xuân Văn hài lòng với hiệu quả công việc được cải thiện khi sử dụng Chatwork.

Tiết kiệm thời gian làm việc mỗi ngày

Nhờ việc tạo nhóm và hỗ trợ trao đổi công việc trực tiếp, Chatwork giúp tiết kiệm nhiều thời gian so với hình thức làm việc truyền thống. Theo ông Đỗ Khắc Tiến - Giám đốc Công ty TNHH Kiểm toán KSi Việt Nam - chi nhánh Hà Nội, sử dụng Chatwork có thể giảm thời lượng trao đổi hội thoại chỉ còn 70% so với trước đó.

Thay vì phải đến phòng họp gặp gỡ trực tiếp khách hàng, người dùng có thể tạo nhóm và trao đổi online ý kiến khách hàng qua Chatwork. Theo ông đánh giá, thời gian họp cũng giảm được 1/3 so với ban đầu và quy đổi ra mỗi ngày có thể tiết kiệm được một giờ làm việc.

Theo ông Đỗ Khắc Tiến, Chatwork là một ứng dụng làm việc đa tính năng với nhiều ưu điểm.

Ông Tiến cho biết thêm, trước khi tiếp cận Chatwork, doanh nghiệp từng rất loay hoay để tìm ra công cụ quản lý phù hợp. Thường xuyên nhất, KSi Việt Nam sử dụng email và một số ứng dụng chat khác phổ biến tại Việt Nam, khi ngẫu hứng lên thì gọi điện thoại. Nhưng nếu muốn tìm lại thông tin hoặc nội dung công việc đã trao đổi khá khó khăn và mất thời gian.

Ngoài ra, các công cụ chat hiện có chủ yếu nhằm mục đích giải trí, nên nhân viên có thể bị phân tâm hoặc đôi khi nhầm lẫn, đem cả chuyện riêng tư vào nhóm chat công việc. Còn Chatwork, theo ông Khắc Tiến nhận định, có những chức năng làm việc riêng rất hữu ích.

Đảm bảo tính kết nối thường xuyên

Chatwork có thể sử dụng linh hoạt trên các nền tảng máy tính, smartphone chạy hệ điều hành iOS hoặc Android. Nhờ vậy, người dùng có thể truy cập ứng dụng dễ dàng từ bất cứ đâu để nhanh chóng giải quyết công việc.

Ưu điểm này của Chatwork được bà Nguyễn Thị Phương Thảo đặc biệt đề cao.

"Với ứng dụng được cài đặt trên điện thoại, dù sếp hay nhân viên đi công tác thì vẫn có thể trao đổi công việc. Vậy nên tôi có thể dễ dàng tham gia để nắm bắt tình hình công việc cũng như can thiệp kịp thời và đúng lúc với các vấn đề chưa thể giải quyết", bà Phương Thảo nói.

Với bà Thảo, Chatwork là phụ tá đắc lực, giúp kết nối với nhân viên ở bất kỳ đâu.

Với khả năng tối ưu trong quá trình làm việc, Chatwork đã hoàn thành vai trò của phụ tá công nghệ khi góp phần cải thiện hiệu suất và tiến độ công việc tại các doanh nghiệp.

Chia sẻ về việc ứng dụng Chatwork, ông Mai Xuân Văn cho rằng đây là xu thế tất yếu phù hợp với cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Trong lĩnh vực kiểm toán và pháp luật, công việc chủ yếu dựa trên cơ sở dữ liệu của khách hàng, sử dụng ứng dụng sẽ giúp công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn, cách làm việc cũng thông minh hơn nhưng vẫn đảm bảo an toàn trên môi trường số.

Theo đại diện ứng dụng, những tiêu chí được các quản lý doanh nghiệp nêu trên đều là những lý do chủ chốt giúp Chatwork tin dùng tại hàng nghìn doanh nghiệp trên thế giới, và nay tiếp tục chinh phục các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, pháp luật nói riêng.

Bảo An